Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

NooitGemist is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt voor het leveren van de digitale telefonische assistentdienst aan ZZP'ers en kleine bedrijven.

Voor privacyvragen, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit of bezwaar kunt u contact opnemen via info@nooitgemist.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Account- en bedrijfsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens en ingestelde voorkeuren.
• Gespreksgegevens: datum, tijd, duur, status, bellernummer en routeringsgegevens van inkomende oproepen.
• Gespreksinhoud: transcriptie, samenvatting, intake-informatie en labels zoals spoed/spam voor opvolging in dashboard en werkbon.
• Werkbongegevens: contactgegevens en hulpvraag die nodig zijn om een opdracht op te volgen.
• Technische gebruiksgegevens: verwerkings- en usagegegevens voor logging, kwaliteitscontrole en kosteninzicht.

NooitGemist slaat geen audio-opnames van telefoongesprekken op. Wij bewaren uitsluitend transcripties en daaruit afgeleide operationele gegevens.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Het aannemen en afhandelen van inkomende gesprekken namens uw bedrijf.
• Het markeren van spoed en het filteren van spam/verkoopgesprekken.
• Het opbouwen en versturen van terugbelverzoeken en werkbonnen voor opvolging.
• Het tonen van gespreksinformatie en rapportage in uw dashboard.
• Beveiliging, foutanalyse, serviceverbetering en facturatie.

Bellers spreken bij eerste contact met een digitale assistent. Transcripties kunnen vervolgens worden verwerkt tot terugbelverzoeken, samenvattingen of werkboninformatie. NooitGemist neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg.

4. Op welke grondslag?

• Uitvoering van de overeenkomst met u als klant.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld administratie en fiscaliteit).
• Gerechtvaardigd belang voor beveiliging, misbruikpreventie en kwaliteitsbewaking.

5. Delen met derden

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Voor de dienstverlening werken wij met verwerkers in de categorieën telecom/telefonie, AI- en tekstverwerking, e-mailinfrastructuur, hosting en beveiliging. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van NooitGemist en op basis van passende verwerkersafspraken.

• Telecom- en telefonie-infrastructuur voor het afhandelen en routeren van gesprekken.
• AI- en tekstverwerking voor transcripties, samenvattingen en werkbon-/terugbelverzoekverwerking.
• E-mailinfrastructuur voor meldingen, werkbonnen, terugbelverzoeken en facturen.
• Hosting- en beveiligingspartijen voor beschikbaarheid, logging en monitoring.

Waar gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit op basis van passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen of vergelijkbare beschermingsmechanismen.

6. Bewaren en beveiligen

• Transcripties worden per account bewaard voor 30, 60 of 90 dagen. De standaard bewaartermijn is 60 dagen.
• Na afloop van de gekozen bewaartermijn verwijderen wij transcripties en transcript-afgeleide vrije gespreksinhoud automatisch.
• Gespreksmetadata kan nog tot 90 dagen zichtbaar blijven in het adminportaal voor operationeel inzicht, beveiliging en kwaliteitscontrole.
• Gestructureerde opvolggegevens, zoals werkbon- of klantgegevens, kunnen langer worden bewaard als dit nodig is voor uitvoering van de dienst, klantenservice of wettelijke administratieverplichtingen.

Gegevens worden technisch en organisatorisch beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang, verlies en misbruik.

7. Uw rechten

U heeft onder de AVG recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar.

U kunt hiervoor contact opnemen via info@nooitgemist.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijnen. Als wij bepaalde gegevens niet volledig kunnen verwijderen vanwege wettelijke bewaarplichten, leggen wij dat uit in onze reactie.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Bij relevante wijzigingen in de dienst of wetgeving passen wij deze privacyverklaring aan. Op deze pagina staat altijd de meest recente versie.